Para asegurar el éxito de tu negocio, es muy importante que tengas en existencia lo que tus clientes quieren, pero sin tener en exceso, ya que eso podría ser un desperdicio, y amortización de dinero. Debes tener un control de las existencias y las ventas, para saber qué y cuánto ordenar. Debes establecer un sistema. Quizá los siguientes pasos te puedan servir de guía:

• Primero realiza una cuenta inicial de lo que tienes en existencia, aunque cuentes con un software es importante que lo hagas de manera manual también. Si empiezas de esta forma, con un formato que hayas creado especialmente para esto, por ejemplo, en forma de lista, podrás notar si hay excedentes o si requieres surtir algún producto en especial.
• Invierte en un software de facturación y stock como Factumarket para que puedas llevar el control del inventario, pero que también registre y sincronice las ventas. Este software te permitirá tener a la mano la información de qué existencias tienes, cómo van cambiando los productos y ajustar así tu inventario de acuerdo al mercado.
• Después, basado en el conteo inicial, debes actualizar tu inventario, aquí puedes apoyarte con un software de facturación y stock simple y preciso como Factumarket, que te permita ver qué tan rápido se mueven tus productos, para determinar los intervalos en los que deberás surtir de nuevo. Así podrás determinar intervalos regulares, por ejemplo, cada semana.
• Ten un sistema de archivo que sea sencillo, pero eficiente, para que puedas revisar los inventarios pasados y los actuales y analizar y cotejar la información por ejemplo cada 6 meses y también que esté actualizada en el software.
• Crea etiquetas sencillas y fáciles de leer, deben contener un código de producto y una descripción básica, y para el almacenaje, deberá contener notas como el proveedor y la cantidad de artículos por caja.
• Analiza para poder decidir, es decir, debes analizar cómo se han comportado tus ventas y hacer una compra nueva sin olvidar tomar en cuenta el nivel de ventas, el espacio disponible para almacenar o los productos en si, por poner un ejemplo, si son perecederos o no se están moviendo. Factumarket cuenta con un reporte específico para esta tarea.
• Organiza los momentos de compras, puedes determinarlos en el momento en que solo quede un número determinado de ese producto, por ejemplo, si solo quedan veinte, volver a surtir para tener 100 o también por temporada, como invierno, determina comprar más productos, incluso excedente para ese producto y para esa época.
• Considera tener un método de gestión de inventario de punto de venta (POS, en Ingles), eso implica quizá una pequeña inversión, ya que necesitarás una computadora que actúe como caja, pero con un software de stock y facturación como Factumarket instalado en ella, puedes actualizar y registrar las ventas y el movimiento del inventario en tiempo real, además de permitirte imprimir proformas y facturas o enviar facturas electrónicas a tus clientes.

Si consideras estos pasos como una guía para gestionar tu inventario, utilizando un sistema de stock y facturación eficiente y seguro como Factumarket, te aseguro que administrar tu negocio y generar más ganancias, será muy sencillo.

Para cualquier negocio tener cartera vencida significa pérdida. Para una Pyme puede tener un impacto tan grande que puede incluso llevar al cierre. Por eso es muy importante saber manejar los créditos que les otorgas a tus clientes y también tener un sistema bien definido de cobranza.

Hay que tener siempre en cuenta que, aunque la falta de pago de un cliente puede significar que tu negocio enfrente un problema de liquidez, hay que conservar la calma y evitar a toda costa ser agresivo en exceso, no intimidar, amedrentar o amenazar al cliente.

Antes de darte algunos consejos para cobrar tus cuentas vencidas efectivamente, es importante tener un sistema para prevenir al máximo la falta de pago de tus clientes. Primero debes tener un sistema de facturación e inventario como Factumarket, que te permita llevar un control eficaz de las entradas y sobre todo las salidas de dinero y de productos de tu stock. Por supuesto esto también aplica si tu empresa vende servicios. Para prevenir falta de pago es importante que a los clientes que les otorgues crédito los investigues primero, tal vez esto requiera una pequeña inversión, pero a largo plazo te ahorrará dinero y tiempo. Saber si el cliente es solvente y comprometido puede investigarse y no te garantiza que pagará en el futuro, pero te da más seguridad.

Ahora, si ya tienes un cliente moroso, es importante que sigas los pasos de un sistema de cobranza eficiente, la siguiente estructura te podría servir de base:

• Cuando se acerque el pago, puedes contactar al cliente por medio de un correo electrónico cordial y sencillo. Algunas veces no es que los clientes no quieran pagar, es que no tienen un sistema de pago y lo olvidan o se rezagan. Este paso no es absolutamente necesario, es más bien, preventivo. Puedes instalar un software para crear facturas como Factumarket, confiable y sencillo que te permita emitir facturas electrónicas, imprimirlas y reenviarlas para llevar un expediente adecuado y fiable.
• Si la fecha de pago ya venció y no recibiste el pago, puedes mandar un correo electrónico de recordatorio. Es buena idea si tienes un sistema en el que ya no pueda tener acceso a tu producto o servicio si no ha pagado. Si no fuera esto posible, entonces recuérdale que su relación comercial se daría por terminada si no hace el pago. Esto siempre de manera muy cordial y sin ser amenazante. Puedes también realizar una llamada telefónica con el mimo propósito.
• Si ya han pasado algunos días o quizá una semana puedes enviarle otro correo electrónico y comenzar a llamarle. En el correo puedes anexar una copia de la factura que le expediste, es por esto que es muy importante tener un programa sencillo para hacer facturas que sea eficaz, como Factumarket. Puedes hacer esto diciendo que tal vez el retraso se debe a que se traspapeló o hubo una pérdida de la factura, así no sonarás amenazante, pero si darás a entender que estás atento y eres persistente.
• Si ya han pasado semanas, entonces puedes recurrir a otros métodos, como ser más firme y tajante en la petición de pago, haciendo énfasis en que lo hagan ”hoy mismo”, hacerle saber al cliente que recurrirás a afectar su historial crediticio o acudirás a instancias jurídicas.

Puedes ofrecerle alternativas, puedes ofrecerle hacer el pago con una tarjeta de crédito o una restructuración a plazos fijos, siempre pidiendo el primer pago “hoy”, esto también te ayudara a saber si tu cliente está dispuesto a pagar o solo te está dando largas.

Por eso es muy importante que tengas un software de facturación y stock flexible y eficaz como Factumarket que te permita llevar un control exacto de los abonos ya hechos y los que están pendientes.

• Por último, si definitivamente el cliente no paga, puedes acudir a una agencia externa de cobranza. También si te pagó con un cheque sin fondos o te ha dado largas ofrécele recoger tú mismo el dinero o cheque. También puedes apoyarte con el banco.
• Recuerda que es muy importante conservar la calma; como dicen por ahí, si te enojas, pierdes.

La tecnología ha avanzado de tal manera que es posible trabajar a distancia. Gracias al Internet se pueden establecer conversaciones y relaciones en dos puntos distintos del planeta. Esta situación puede beneficiar de muchas maneras a su negocio, a continuaciones algunas de ellas:

Mayor Efectividad: El modelo de productividad en el trabajo ha cambiado drásticamente, tener jornadas de trabajo largas ya no es el modelo ideal. Ahora la tendencia es trabajar menos horas, pero ser más eficiente con esas horas. Se ha comprobado que, si una persona se concentra un par de horas en un trabajo, descansa y luego continúa otro par de horas, produce mejor. También al tener menos horas muertas, más productivo es el trabajador. En el mundo laboral actual, la productividad se mide por resultados, no por horas trabajadas. Se han hecho diversos estudios, demostrando que la gente que trabaja desde casa es mucho más productiva, ya que dedica ciertas horas al día a específicamente trabajar. Su negocio se vería beneficiado de forma que los trabajadores al ser más productivos y eficaces, pueden completar más trabajos en menos tiempo y pueden alcanzar más metas en un plazo menor.

Menos estrés: Al trabajar en casa, inmediatamente se eliminan muchos factores de estrés comunes en un ambiente de oficina. Estos factores están íntimamente ligados a la productividad, por ejemplo, al no tener que transportarse en el tráfico o tener que viajar en el transporte público atestado, el trabajador está mucho más relajado. Interactuar con otros empleados, también puede ser un factor de estrés, ya que no siempre la interacción es cordial. Otro factor que reduce el estrés es el no tener  horarios fijos, porque algunas personas son más productivas por la mañana, mientras otras prefieren trabajar por la noche. Así, el trabajador decide el momento en el que es más productivo. De igual forma que el trabajador puede determinar sus ingresos,  es un factor que suele reducir el estrés, ya que de esta forma siente que está siendo remunerado de acuerdo a su esfuerzo y sus conocimientos y puede decidir cuánto quiere ganar. De esta forma un trabajador, relajado, en control de su tiempo y sus ingresos, es un trabajador productivo y comprometido. Debe tener en cuenta los pagos que hará a los trabajadores, por lo que es aconsejable que cuente con un programa sencillo para hacer facturas como Factumarket, que le permita llevar un control adecuado de sus gastos e inversiones.

Trabajadores mejor calificados: Al contratar trabajadores a distancia está abriendo la puerta  a talento de todo el mundo, esto puede traer beneficios enormes a su negocio, ya que puede elegir personal mejor capacitado. Algunos países se caracterizan por tener a los diseñadores más capacitados o a los ingenieros mejor preparados. Además internacionalizar su negocio puede también aportar nuevos puntos de vista y enfoques beneficiosos. La retroalimentación de alguien externo a la oficina o negocio también puede tener efectos positivos.

Disminución de gastos: Tener empleados de tiempo completo significa gastos para su negocio, gastos de suministros, nómina, entre otros. Al no tener empleados fijos en una oficina el ahorro será significativo en poco tiempo. Otro beneficio es que con esos ahorros puede invertir en otros rubros del negocio o tal vez expandirse o diversificarse. Si implementa un sistema de facturación eficiente como Factumarket, en poco tiempo podrá empezar a ver ahorros y beneficios. Los FreeLancer cobran por honorarios, así que tener un software para crear facturas como Factumarket hará que pagar los servicios de los empleados a distancia sea sencillo, y tendrá control sobre cada pago realizado.

En conclusión, para que su negocio sea más productivo, no es necesario que se deshaga de sus empleados ahora mismo y solo contrate Freelancers. Algunos puestos fijos son claves para nuestro negocio. Pero sí podría por ejemplo contratar un Freelancer que se encargue de administrar su página web o su perfil de Facebook, una horas a la semana. Así, en lugar de contratar una persona de tiempo completo, con un sueldo completo, puede solo pagar por las horas estrictamente necesarias para actualizar y mantener sus redes sociales.

Con estos consejos y una adecuada gestión de facturación apegada a legislación nacional, podrá ver los beneficios en muy poco tiempo. ¡Suerte en su búsqueda!

Para algunos negocios pequeños el contar con un sistema que organice absolutamente todo, puede implicar un gasto enorme. Algunas veces se requiere de computadores y también los honorarios de algún programador. Pero afortunadamente hoy en día es posible descargar algunas aplicaciones (apps) en el teléfono móvil o en nuestra computadora personal, algunas son completamente gratis, otras son gratis, pero requieren compras dentro de la app y otras tienen un pequeño costo. Estos son algunas sugerencias:

Correo y Calendario: Las que ya vienen en nuestra computadora personal o teléfono móvil son excelentes para poner en orden documentos, calendarios y correos electrónicos. Para poder tener toda la información en un solo lugar y tener todo sincronizado, recordatorios y alertas, la mejor es Google Apps for Works: contiene Google Calendar, Gmail.

Video y Mensajería: Gracias a las apps de video y telefonía, ya no hay necesidad de viajar para ver a tus proveedores o a tus socios, las videoconferencias son ideales. También puedes ahorrar en la factura del teléfono usando mensajería instantánea. Las más comunes son Hangouts, pero las principales son Whatsapp y Skype, con las que puedes hacer video conferencias, audio o mensajería instantánea, incluso puedes agregar crédito, tener tu propio número y hacer llamadas internacionales.

Almacenaje y Archivo: Los archiveros y folders quedaron en el pasado, ahora es posible ahorrar papel, espacio y consumibles almacenando todo en una nube virtual. También puede compartir los documentos e incluso permitir su modificación a las personas que elija y estar sincronizados. Las mejores opciones son Google Drive, OneDrive y Dropbox. En este último puede pagar una pequeña mensualidad para tener más espacio y poder compartir con más personas.

Facturación: es muy importante contar con una aplicación para facturar apegada a la legislación nacional. Es importante también que este sistema para facturación permita emitir facturas electrónicas para los clientes de manera eficiente y sencilla. También hay programas de inventario y facturación, que nos permiten además controlar inventarios de productos además de la función de facturar. Actualmente Factumarket es el mejor programa para hacer facturas en el mercado.

Pagos y Cargos: Las comisiones que cobran los bancos pueden llegar a afectar las finanzas de un negocio pequeño. En la actualidad ya hay algunas aplicaciones que permiten recibir pagos y hacer pagos de manera sencilla. Los más recomendados son Square, PayPal, entre otros.

Firma: También existen aplicaciones que permiten firmar documentos en formato digital, ya sea guardado en la nube o recibidos vía correo electrónico. Para seguridad se puede generar un código de acceso o usar la huella digital. Al usar estas aplicaciones reducimos el uso de papel, ahorramos en consumibles, en espacio de almacenamiento y sobre todo ahorramos tiempo. Una de las más populares es DocHub, aplicación gratuita.

Estos son solo algunos ejemplos de aplicaciones útiles que también te permitirán ahorrar, crecer y tener un mejor control de tu negocio. No importa si tu negocio es pequeño o mediano, o si estás en lugar fijo o requieres viajar, hay aplicaciones para casi todo. Lo importante es que las uses para optimizar tus recursos y llevar tu negocio por el camino del éxito.

Muchas personas tienen el deseo de tener un negocio propio, de esta forma pueden manejar su propio tiempo, generar sus propios ingresos y tener más libertad. Esto no es una idea descabellada, y para tener un negocio exitoso, tampoco se requiere todo el tiempo y el dinero que requiere una inversión millonaria. Sin embargo, iniciar ese sueño con una franquicia puede ser una idea excelente, a continuación, algunas de las razones:

Inversión: Para una franquicia se requiere una inversión inicial, algunas franquicias cuentan con financiamiento propio o con terceros y hay que pagar regalías. A pesar de todo esto, la inversión puede ser mucho menor y con menos riesgos que iniciar un negocio por tu cuenta. Al hacerlo por ti solo, corres el riesgo de no tener un control de la cantidad a invertir o no contar con el apoyo de un financiamiento.

Marketing: Las franquicias también te ahorrarán la inversión de hacer tu propio marketing, si es una franquicia exitosa y con fama, ya está hecha la mayor parte del marketing desde el principio. En el mismo contrato de la franquicia ofrece el apoyo para el marketing, como estrategias y estudios de mercado. Las franquicias que cuentan con una página Web, al momento de hacerte franquiciado te incluirán en su página Web y, por lo tanto, tendrás clientes de inmediato y exposición inmediata.

Conocimiento (Know-How): Esta es una de las razones más poderosas para invertir en una franquicia, porque las franquicias ofrecen como ventaja principal el llevarte de la mano en el proceso y ofrecerte un resultado de éxito comprobado. A esto también se le conoce como “know-how” o el “saber cómo”. Así, evitarás la mayoría de los errores comunes de un emprendedor primerizo. No tendrás que fallar para aprender, esto se refleja en menos pérdidas y sobre todo en ganancias inmediatas.

Imagen: olvídate de buscar un nombre que sea atractivo y un logo que funcione. Sobre todo, de pagar por cualquiera de estos servicios extra. La franquicia ya lo tiene y está comprobado que funciona. Dependiendo de la modalidad de franquicia, la mayoría también te ayudarán a encontrar el local perfecto, te darán los lineamientos para la decoración y la forma de acomodar cada cosa en el local, incluso, por ejemplo, para un restaurante, las servilletas impresas.

Ganancias/Costos: Las franquicias siempre cobran regalías, depende de la franquicia es el porcentaje, puede ser hasta del 10% de las ganancias totales. Aunque la franquicia nos dará todas las pautas es súper importante que tengas un sistema de facturación e inventario confiable y sencillo como Factumarket. Así no habrá lugar a errores o pérdidas, siempre tendrás el control de lo que entra y sale del negocio y un control estricto del inventario.

Soporte: También es importante saber que tener soporte constante de la franquicia está incluido en el costo. Esto puede marcar la diferencia, porque cuando se emprende un negocio por cuenta propia, normalmente no hay quién nos de soporte, apoyo o guía. Tener un control del dinero es fundamental, por ejemplo, contar con un sistema de facturación para pymes como Factumarket, y el apoyo de alguien con conocimiento previo por el lado del marketing y el posicionamiento es la fórmula correcta para el éxito.

Entonces, analizando estas razones, si quieres invertir reduciendo los riesgos y asegurando el éxito, pensar en una franquicia puede ser la solución. Adquirirla no es nada complicado, se requieren, por ejemplo: permisos municipales, de bomberos, registrar los derechos de uso de marca o licencia. Si es restaurante, del Ministerio de Salud, o del Ministerio de Turismo, dependiendo del giro. Para el registro de transacciones, tener un programa de facturación acorde a la legislación del país, y por supuesto la inversión inicial. ¡Suerte con tu nuevo negocio!