Para cualquier negocio tener cartera vencida significa pérdida. Para una Pyme puede tener un impacto tan grande que puede incluso llevar al cierre. Por eso es muy importante saber manejar los créditos que les otorgas a tus clientes y también tener un sistema bien definido de cobranza.

Hay que tener siempre en cuenta que, aunque la falta de pago de un cliente puede significar que tu negocio enfrente un problema de liquidez, hay que conservar la calma y evitar a toda costa ser agresivo en exceso, no intimidar, amedrentar o amenazar al cliente.

Antes de darte algunos consejos para cobrar tus cuentas vencidas efectivamente, es importante tener un sistema para prevenir al máximo la falta de pago de tus clientes. Primero debes tener un sistema de facturación e inventario como Factumarket, que te permita llevar un control eficaz de las entradas y sobre todo las salidas de dinero y de productos de tu stock. Por supuesto esto también aplica si tu empresa vende servicios. Para prevenir falta de pago es importante que a los clientes que les otorgues crédito los investigues primero, tal vez esto requiera una pequeña inversión, pero a largo plazo te ahorrará dinero y tiempo. Saber si el cliente es solvente y comprometido puede investigarse y no te garantiza que pagará en el futuro, pero te da más seguridad.

Ahora, si ya tienes un cliente moroso, es importante que sigas los pasos de un sistema de cobranza eficiente, la siguiente estructura te podría servir de base:

• Cuando se acerque el pago, puedes contactar al cliente por medio de un correo electrónico cordial y sencillo. Algunas veces no es que los clientes no quieran pagar, es que no tienen un sistema de pago y lo olvidan o se rezagan. Este paso no es absolutamente necesario, es más bien, preventivo. Puedes instalar un software para crear facturas como Factumarket, confiable y sencillo que te permita emitir facturas electrónicas, imprimirlas y reenviarlas para llevar un expediente adecuado y fiable.
• Si la fecha de pago ya venció y no recibiste el pago, puedes mandar un correo electrónico de recordatorio. Es buena idea si tienes un sistema en el que ya no pueda tener acceso a tu producto o servicio si no ha pagado. Si no fuera esto posible, entonces recuérdale que su relación comercial se daría por terminada si no hace el pago. Esto siempre de manera muy cordial y sin ser amenazante. Puedes también realizar una llamada telefónica con el mimo propósito.
• Si ya han pasado algunos días o quizá una semana puedes enviarle otro correo electrónico y comenzar a llamarle. En el correo puedes anexar una copia de la factura que le expediste, es por esto que es muy importante tener un programa sencillo para hacer facturas que sea eficaz, como Factumarket. Puedes hacer esto diciendo que tal vez el retraso se debe a que se traspapeló o hubo una pérdida de la factura, así no sonarás amenazante, pero si darás a entender que estás atento y eres persistente.
• Si ya han pasado semanas, entonces puedes recurrir a otros métodos, como ser más firme y tajante en la petición de pago, haciendo énfasis en que lo hagan ”hoy mismo”, hacerle saber al cliente que recurrirás a afectar su historial crediticio o acudirás a instancias jurídicas.

Puedes ofrecerle alternativas, puedes ofrecerle hacer el pago con una tarjeta de crédito o una restructuración a plazos fijos, siempre pidiendo el primer pago “hoy”, esto también te ayudara a saber si tu cliente está dispuesto a pagar o solo te está dando largas.

Por eso es muy importante que tengas un software de facturación y stock flexible y eficaz como Factumarket que te permita llevar un control exacto de los abonos ya hechos y los que están pendientes.

• Por último, si definitivamente el cliente no paga, puedes acudir a una agencia externa de cobranza. También si te pagó con un cheque sin fondos o te ha dado largas ofrécele recoger tú mismo el dinero o cheque. También puedes apoyarte con el banco.
• Recuerda que es muy importante conservar la calma; como dicen por ahí, si te enojas, pierdes.