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5 Trucos de facturación para pequeños negocios

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No es sencillo elegir el sistema de facturación e inventario «ideal» para cada negocio. De hecho, hay negocios para los que simplemente NO existe el sistema ideal. Sin embargo hay varias experiencias útiles de muchas personas, que pueden ayudarnos a elegir sabiamente al momento de elegir el sistema de facturación e inventario para nuestro negocio, ya sea este una ferretería, boutique, tienda de abarrotes, también llamada bodega o minimarket, así como un supermercado de tamaño moderado a mediano.

Truco 1. ELEGIR  AL MENOS 3 POSIBILIDADES. Sí, quizá suene a que cualquiera pensaría en eso, pero es aquí donde empieza el proceso. Lo importante es el conjunto de pasos siguientes:

NO  elegiremos los  más baratos (lo barato SALE CARO porque desperdicia su dinero en comprar varios sistemas malos en lugar de uno bueno, al que analizó BIEN antes de comprar y hacer un solo gasto), sino aquellos que nos brinden información lo más detallada posible sobre su producto,  Y ESTÉN DENTRO DE NUESTRO PRESUPUESTO.  Aquellos que ocultan demasiado o brindan muy poca información, tienen muy poco que ofrecer o son demasiado egoístas, y así lo serán en TODO… incluido el apoyo técnico.

¡Huya de los anuncios de pocas líneas, con imágenes diminutas! Los fabricantes de un sistema respetable deberían tener un sitio Web y una estructura informática de apoyo técnico que respalde al producto.

Truco 2. LLAME AL FABRICANTE PARA UNA DEMOSTRACIÓN EN LÍNEA. Si usted cuenta con una conexión a Internet, pregunte al fabricante si puede hacerle una demostración virtual sin costo, y no dude en concertar una cita: solo conociendo el producto en acción podrá tomar una decisión acertada. No se comprometa con ninguno, a menos que haya encontrado el que realmente estaba buscando, en cuyo caso es buena idea saber si ofrecen descuentos, promociones o cualquier cosa que le permita ahorrar dinero. Pregunte al vendedor sobre las condiciones del apoyo técnico y todos los canales de comunicación disponibles: mientras más, mejor.

Una vez que haya visto la demostración de todos los productos en los que tenía interés, examine cuál de ellos le gusta más, se ajusta más a lo que realmente necesita, puede ser usado fácilmente por usted y los demás usuarios (deseche productos complicados: perderá demasiado tiempo al facturar y los clientes ODIAN esperar en una fila), y en realidad compensa la inversión que está a punto de realizar en él.

Truco 3. NO COMPRE MÁS QUE LO NECESARIO. Muchas aplicaciones de facturación e inventario incorporan una serie de módulos que no siempre se usan: sea específico con el vendedor al mencionar lo que necesita, aclarándole que NO está dispuesto a pagar por módulos innecesarios. Sin embargo infórmese acerca de TODOS los módulos con que cuenta el fabricante, para el caso de que los necesite luego de un tiempo.

Truco 4. NUNCA COMPRE SOFTWARE SIN SOPORTE TÉCNICO. Es exactamente como comprar un automóvil extranjero que carece de técnicos y repuestos locales: si algo se daña, tarde o temprano quedará varado y en mitad de la nada.

Truco 5. SIN REPORTES, UN SISTEMA NO TIENE MUCHA UTILIDAD. Es necesario AL MENOS saber el flujo diario de caja, conservar el detalle de cada factura generada, y por supuesto una impresión de factura acorde con la exigencia de las autoridades del Servicio de Rentas.

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Factumarket

Programa de control de inventarios – Muchos por elegir, pocos realmente buenos

Los sistemas de inventario y facturación existentes adolecen de dos problemas que deben tomarse MUY en cuenta al momento de comprar su nuevo sistema de facturación:

  1. SERVICIO TÉCNICO. En muchos casos es simplemente inexistente. No hay manera de encontrarlos ya sea por correo electrónico o vía telefónica. La mayoría carece de un sitio Web que permita el Contacto en caso de que el cliente requiera soporte técnico.
  2. INTERFAZ DE USUARIO CONFUSA. La vasta mayoría de usuarios de DIEZ sistemas investigados (los más vendidos del mercado), adolecen de un problema GRAVE: su interfaz es confusa, o demasiado difícil de usar, por lo que la curva de aprendizaje se convierte en una tortura para el usuario final, lo que implica no solo pérdida de tiempo para el cajero/a, sino de dinero en capacitación (el empresario debe pagar sueldos por demasiadas horas dedicadas a capacitación).

FactuMarket PRO, ST y ENT fueron diseñados para aprender en MINUTOS literalmente hablando. Pero la importancia del diseño de FactuMarket radica en la VELOCIDAD DE FACTURACIÓN. No existe al momento un sistema de facturación capaz de despachar una aglomeración de clientes como FactuMarket 1.7 en cualquier de sus versiones. factumarket-sistema-inventarios  No se trata de un artificioso método de «aceleración». El código fuente fue cuidadosamente perfilado para que esto pueda ser  logrado de manera natural y sin estrés por parte del cajero/a. Cualquiera puede volar como un cohete con la ayuda de FactuMarket!

Sistema de facturacion Ecuador – Panel de control de FactuMarket

PANEL DE CONTROL DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN.-

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Botones:

Imprimir.- Ejecuta la impresión de la factura que se está editando actualmente. Registra la transacción de Bienes (productos) o Servicios en la base de datos.
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Atajo: ALT-I

Borrar todo.- Borra toda referencia a la factura que se está editando. Se habilita sólo cuando se ha empezado a editar una transacción.
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Atajo: ALT-B

Borrar línea.- Borra únicamente la línea seleccionada. Para seleccionar una línea que desee eliminar, dé clic en el costado izquierdo de la grilla de Edición (Primera columna, debajo de la columna IVA), apuntando a la línea que desea eliminar. En el caso de la siguiente imagen, se pretende eliminar la primera línea.

sistema facturacion ecuador

sistemas facturacionAtajo: ALT-L

 

Note que si no selecciona una linea, el atajo no funcionará aunque esté habilitado el botón. La línea debe tornarse roja en cuanto el usuario ha realizado la selección de la linea.

Reporte.- Nos da acceso al panel Tipos de Reporte.
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Atajo: ALT-R

Cierre de Caja.- Luego de solicitarnos confirmación, procede a cerrar todas las transacciones del día. éstas se registrarán en la base de datos, y se asienta en el registro Contable, si el sistema tiene acceso al Sistema de Contabilidad.

sistemas facturacionAtajo: ALT-C

Calculadora.- Activa la calculadora del Sistema Operativo.

sistemas facturacionAtajo: ALT-D

Anular Facturas.- Muestra el panel de Listado de Facturas del Día, que nos permite anular la factura seleccionada.

sistemas facturacionAtajo: ALT-F

B.- Activa la facturación de BIENES. Muestra el listado de productos registrado en el Editor de Inventarios.

S.-Activa la facturación de Servicios. Muestra el listado de servicios.

2Para acceder a los atajos, manteniendo pulsada la tecla ALT, presione a la vez la letra requerida (P. Ej. la letra I, ALT I imprime factura) para no usar el ratón y acelerar su trabajo.

Sistema de inventarios – Como añadir servicios en FactuMarket PRO

Inventario de Servicios:

sistema inventario

Ingresar nuevo Servicio.  

Luego de haber creado el Inventario cuyos servicios queremos añadir (en el caso de la imagen anterior, Lavandería), procedemos a crear un nuevo Servicio siguiendo los siguientes pasos.

2 NOTA:

Use la tecla TAB para avanzar al siguiente cuadro de texto en el Editor de Inventarios.

Paso 1: Nuevo.

Clic sobre el botón «Nuevo», una vez localizado el inventario al que queremos añadirle servicios. Se habilitarán las cajas de texto en las que introduciremos la información respectiva, como veremos a continuación. Note que el botón «Nuevo» se convierte en «Cancelar» para el caso de que el usuario decida no registrar el servicio y cancelar la operación.

inventario facturacion

Nótese que el código de identificación del servicio NO es accesible, para evitar problemas de duplicación de códigos en el sistema. La aplicación genera automáticamente códigos para Inventarios de Servicios. Recuerde que en el caso de Bienes/Productos, el usuario SÍ tiene la posibilidad de usar un lector de código de barras para ingresar el código de producto.

Paso 2: Servicio.

En esta caja textual debe colocar el nombre del servicio. En el ejemplo (lavandería), podríamos añadir «Lavado en húmedo» en esta caja de texto.

Paso 3: Costo.

El valor del servicio SIN margen de ganancia. Para averiguar este valor debe calcular los gastos en que incurre para brindar el servicio.

Paso 4: Margen.

Aquí debe digitar el margen de ganancia planificado para este servicio. Note que si modifica este valor, el PVP cambiará automáticamente, ajustándose al margen de ganancia correspondiente.

Paso 5: Aplica I.V.A.

Para averiguar qué servicios gravan I.V.A., debe consultar con el S.R.I. o su contador según el caso específico.

Paso 6: Cuenta Contable.

Aplica solo en caso de que cuente con nuestra aplicación contable.

Paso 7: Guardar.

Oprima la tecla «Guardar», y el servicio quedará registrado.

inventario factumarket

Sistema de inventario – Cómo agregar artículos en FactuMarket 1.7 PRO

Para agregar artículos en FactuMarket 1.7, debemos ingresar al editor de inventarios (imagen 1).

sistema de inventario
Imagen 1

Seleccionamos el inventario al que queremos agregar artículos (en este caso golosinas) y aparecerá el botón Inventario. Damos clic en él y tendremos en pantalla el panel de ingreso de inventarios (imagen 2).

sistema de inventarios
I
magen 2

Como puede verse en la imagen, de forma predeterminada se crea un código de producto automáticamente, en este caso el 90. En este punto podemos usar el sistema de inventario con código de barras. Para hacerlo, basta con colocar el cursor en el código, eliminar el número 90 y usar el lector. Los requisitos son tener el lector de código de barras, y un producto que YA tenga un código de barras.

Paso a paso de cómo ingresar nuevos artículos a un inventario de Bienes (Productos):

 

Paso 1. Introducir el código de producto

Si cuenta con un lector de código de barras, coloque el cursor en la caja de texto que muestra el número 102 en la siguiente imagen, dando doble clic sobre el número que conste allí para seleccionarlo. El número va a cambiar dependiendo de varias condiciones, como se explicará luego.

A continuación utilice el lector con el producto que desea ingresar. Aparecerá de inmediato un número de serie de 13 o más dígitos, y el cursor se posicionará en la caja de texto «Artículo».


NOTA IMPORTANTE:
El lector debe configurarse para introducir un RETORNO DE CARRO luego de leer una etiqueta, así como LEERLOS AL FACTURAR. Para más detalles consulte el manual de ayuda de FactuMarket.

Si NO cuenta con un lector de código de barras, utilice los códigos que genera automáticamente el sistema para cada nuevo producto. En el caso de la imagen previa, el código generado por el sistema fue 90.

Paso 2: Nombre del producto

En la caja de texto «Artículo» debe ingresar el nombre que planea usar para identificar al producto mientras factura. Tome en cuenta que hay productos de varios tamaños o pesos, de modo que aquí debe especificar ese detalle sin usar muchas palabras. Por ejemplo: «Galletas «Ricas», paquete pequeño 350g», y otro producto llamado: «Galletas «Ricas», paquete mediano, 700g». Luego de digitar el nombre del artículo, presione ENTER para pasar a la siguiente caja de texto.

Paso 3: Advertir reposición

facturacion inventario

Si desea que el sistema le advierta en cuanto el stock está a punto de agotarse, debe marcar la caja de opción «Advertir Reposición»:

Este control puede verse en el costado superior derecho del interfaz de ingreso de inventarios.

Paso 4: Costo Unitario

Digite el costo unitario del producto, es decir, el precio al cual compró el producto, y cuyo valor consta en la factura de pedido de su proveedor. ENTER para pasar a la siguiente caja de texto.

Paso 5: Valor Mínimo para reposición.

Aquí debe digitar el valor mínimo al llegar al cual el sistema debe advertir al cajero que el stock para este producto está a punto de agotarse.

En el caso de ejemplo de las galletas, puede que el administrador del supermercado considere que un valor mínimo para advertir reposición, es cuando queden 10 unidades disponibles en stock. Entonces debe colocar en esta caja de texto el número 10.

Es importante mencionar que este valor dependerá de la rotación del producto (frecuencia con que compran los clientes) y de otras variables.

Paso 6: Cantidad de artículos por registrar.

Aquí debe digitar el número de artículos recibidos por su proveedor.

Paso 7: Aplica I.V.A. 

Si el producto que va a ingresar en inventario paga IVA en la factura de su proveedor, entonces debe dar clic en SI, de lo contrario, en NO.

Paso 8: Fecha Compra.

La fecha que consta en la factura proporcionada por el proveedor.

Paso 9: Presentación.

Cómo viene empacado el producto. Es decir: viene en botella, bolsa, Tetrapak o algún tipo especial de empaque?

Paso 10: Fecha Caducidad.

Fecha en la que el producto ya no será apto para consumo. Suele constar en la envoltura del producto.

Paso 11: Advertir Caducidad.

Suele ocurrir con frecuencia que ciertos productos perecibles caducan sin que nadie lo note. Para evitar este inconveniente, FactuMarket puede advertirle a tiempo de este problema para que lo solucione a tiempo.

Paso 12: Contenido.

El peso o número de unidades que vienen en el producto, si aplica. Si se trata de artículos que vienen en unidades, no es necesario digitar información en esta caja de texto.

Paso 13: Cuenta Contable.

Si cuenta con el módulo de Contabilidad, es necesario digitar aquí la cuenta contable a la que pertenece este artículo del inventario, de lo contrario puede dejarse en blanco.

Paso 14: Margen de Ganancia.

inventario ganancias

El margen de ganancia planificado para este producto, en valor porcentual.Si un producto cuesta 1 dólar, y el Precio de Venta al Público (PVP) proyectado es de $1.10, el valor que debe colocar en esta caja de texto es de DIEZ por ciento (10%).

IMPORTANTE:

En esta caja podemos ir colocando valores tentativos según el precio de venta del mismo artículo por parte de los competidores de su negocio. Es decir, si un competidor vende un par de zapatos a $49.99, es buena idea poner aquí un valor PORCENTUAL que se acerque ( o sea menor) al de su competidor, y proporcione una ganancia razonable a su negocio. Para verificar el incremento de valor según la cantidad porcentual de ganancia que digite, observe el cambio del PVP en la caja de texto respectiva, cuyo valor, por cierto, NO es modificable.

Note que el valor en la imagen se acerca a 49.99 (49.92). Para obtenerlo, hemos ido aumentando el valor porcentual desde 40%. La flecha señala el PVP no editable.

 

 

Paso Final: Ingreso de datos del Proveedor.

prov

Este paso es importante para contactar al proveedor rápidamente cuando el producto esté por terminarse. Para verificar si el proveedor ya está registrado, despliegue la lista de Proveedores. Si no lo encuentra, pulse sobre el botón ubicado a la derecha de la lista de proveeedores (flecha roja), como puede verse en la siguiente imagen. Emergerá el interfaz para que pueda crear el nuevo Proveedor si no existe en la base de datos.

La caja de texto de RUC se rellenará automáticamente en cuanto de clic en un item de la lista de Proveedores.

Finalmente de clic en el botón «Guardar» y el producto quedará registrado.

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