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Problemas con la firma electrónica ¿cuándo no se acepta su uso en Ecuador?

Desde 2002 se autorizó en Ecuador la emisión de certificados de firmas electrónicas a personas y empresas. Pero a pesar de esto, todavía pueden presentarse problemas con las firma electrónicas a la hora de usarlas para ciertas operaciones.

Recordemos que su validez legal está garantizada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos (LCE). Esta Ley impulsó mucho el proceso de modernización de la economía, las finanzas y el régimen legal en el país.

Actualmente, más de 240 mil firmas electrónicas están autorizadas para su uso en operaciones de comercio electrónico, aduanas, compras públicas, gestión documental y otros servicios ofrecidos por los entes del Estado.

En el mundo las firmas electrónicas se usan en millones de operaciones cada día y el país ha tratado de mantener el paso.

Pero todavía existen situaciones confusas y problemas con las firmas electrónicas en Ecuador. Veamos cuáles son.

¿Quiénes pueden obtener firma electrónica en Ecuador?

Antes de continuar, recordemos qué es una firma electrónica y quienes pueden solicitarla.

El artículo 13 de la LCE la define como el conjunto de datos presentados en forma digital que se vinculan con la identidad de un usuario. Este conjunto puede adjuntarse en un documento digital o correo para validar que su emisor reconoce el contenido del mismo.

En pocas palabras, es el equivalente digital de una firma en tinta y papel.

Por ley, existen tres tipos de firmas electrónicas que pueden certificar el Banco Central del Ecuador (BCE) y los entes certificadores autorizados por el Estado. Estos son:

  • Certificado de firma electrónica para persona jurídica

  • Certificado de firma electrónica para persona natural

  • Certificado de firma electrónica para funcionario público

En los casos de empresas, se puede tramitar también firmas electrónicas individuales para su representante legal y otros directivos autorizados.

¿Se puede usar siempre la firma electrónica en Ecuador?

Aunque la LCE reconoce su validez, hay varias instancias que no reconocen todavía su uso, por lo que allí puedes encontrar problemas con las firmas electrónicas de tu empresa o personales.

Problemas con las firmas electrónicas en notarías

Las notarías, no aceptan el uso de firmas electrónicas en un poder o declaración jurada.

Y aunque estas notarías certifican sin problema contratos firmados físicamente, no lo hacen directamente con los contratos firmados electrónicamente.

En este caso, para certificar un contrato firmado digitalmente realizan dos procesos. El primero es la “desmaterialización” del contrato y el segundo es la certificación final del mismo.

Para realizar la desmaterialización del contrato, se exige que este sea enviado en formato PDF. El notario lo revisa, así como también revisa la firma electrónica de quien lo envía y luego aplica su propia firma electrónica para validar todo el documento.

Una vez hecho esto, el notario procede a certificar el contrato igual que lo haría con un documento firmado físicamente. Ambas acciones tienen un costo separado, que es cobrado por la notaría.

Problemas con las firmas electrónicas en los servicios bancarios

Otro problema con las firmas electrónicas lo encontramos es el vacío legal con respecto a su uso en los servicios bancarios.

Si bien no está prohibido su uso, tampoco hay un reglamento que regule su aplicación en este tipo de instituciones.

Sin embargo, los bancos respetan la validez y efectos jurídicos que la LCE le da a las firmas electrónicas.

Por lo tanto, permiten su uso para abrir cuentas en un contrato de depósito. Y aunque también se pueden usar en créditos de consumo, no se suelen aceptar para solicitar préstamos bancarios o créditos de otro tipo.

Esto se debe a las estrictas medidas de autoprotección contra riesgos que aplican los bancos.

Igualmente, se puede usar firma electrónica para un contrato de hipoteca mediante escritura pública, pero quien lo solicite deberá pagar el doble costo de desmaterialización y certificación exigidos por el notario.

Finalmente, te invitamos a consultar con nosotros cualquier duda que tengas sobre los problemas con las firmas electrónicas.

En FactuMarket te ayudamos en todo lo referente a esta herramienta y tenemos también una amplio catálogo de servicios para beneficio de tu empresa.

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Validación de una firma electrónica ¿qué es y por qué se debe hacer?

La validación de una firma electrónica es un paso importante para avalar la autenticidad del método de identificación digital de un usuario en un documento electrónico.

Como explicamos en un artículo anterior, la firma electrónica en Ecuador se usa como método de identificación en el mundo de las finanzas y el comercio electrónico o E-commerce.

Una firma electrónica es un documento que certifica el vínculo exclusivo e inequívoco entre la identidad de una persona real y un signo, firma o elemento que solo existe dentro del mundo virtual o electrónico.

En pocas palabras, es el equivalente en el plano digital a la firma en tinta y papel usada desde hace siglos por las persona para identificarse y avalar contratos y documentos legales u operaciones comerciales.

Por ello, es importante hacer una verificación de las firmas digitales para garantizar que son auténticas y por lo tanto, válidas ante la ley.

¿Cómo se validan las firmas electrónicas?

El proceso de validar una firma electrónica implica tres tareas principales:

  • Comprobación de la confianza que tiene el ente o Autoridad Certificante que emitió el certificado digital del poseedor de la firma electrónica.

  • Comprobación de la validez del certificado digital presentado por el firmante.

  • Comprobación de la integridad de la información firmada digitalmente.

Aunque cada empresa que ofrece el servicio de verificación de firmas digitales puede tener su método propio, en general esta tarea consiste en unos pocos pasos:

  • Se instala un software en la red interna de la empresa que quiere validar las firmas en sus documentos.

  • El software no envía los documentos fuera de la red, sino únicamente el hash de la firma digital para su verificación y validación. Esta tarea se hace de forma automatizada, es decir en modo desatendido y dinámico.

  • El software instalado como cliente en el sistema interno de la empresa se comunica y gestiona las firmas con el servidor de la empresa validadora externa. En segundos devuelve el resultado indicando si la firma es válida o no.

Ventajas de la validación de firmas electrónicas

Pero ¿por qué debemos validar la firma electrónica en los documentos que recibimos durante un negocio, compra-venta o transacción?

La respuesta es muy simple. La validación de una firma electrónica es necesaria para constatar la garantía legal de los documentos.

Sin una firma validada, las partes involucradas en el proceso no tendrían la certeza de que los documentos (y la operación en sí) tiene la integridad y legalidad necesaria.

Para ilustrar esto mejor, podemos resumir las principales ventajas de usar un servicio de verificación de firmas digitales:

  • Se pueden procesar de forma automatizada grandes volúmenes de documentos firmados electrónicamente. Para esto solo basta instalar una aplicación API que enlace la red interna del cliente con los servidores del servicio automatizado de validación.

  • Permite impulsar la transformación digital de las empresas bajo plenas garantías legales. No solo se asegura la validez de la firma propia ante los demás, sino también la identidad de los firmantes de los documentos recibidos y de su contenido.

  • Facilita el intercambio de documentos certificados con entes y empresas de otros países. Al validar las firmas electrónicas, sus firmantes y el ente emisor en base a normas internacionales, se garantiza que los documentos serán bien recibidos y reconocidos en otros países.

Finalmente, te invitamos a consultarnos sobre nuestros servicios de validación de firmas electrónicas.

En Factumarket tenemos una amplia variedad de servicios relacionados con la firma electrónica, pregunta AQUÍ más detalles si deseas más información para tu empresa o negocio!

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Cómo funciona la factura provisional en Factumarket?

La factura provisional es MUY útil en los siguientes escenarios:

Escenario 1. Un cliente se acerca a caja con varios productos, y de pronto se da cuenta de que ha olvidado su billetera, pero la factura ya está en pantalla, lista para ser generada. Entonces pide unos minutos para ir a su automóvil a buscar su billetera. Mientras tanto, varios clientes esperan con impaciencia en fila. Usted simplemente guarda la factura como provisional, y continúa atendiendo al próximo cliente, sin perder un segundo de tiempo.

Escenario 2.  Una empresa tiene crédito para sus empleados en su negocio. Ellos tienen un cupo límite mensual de $100. En el transcurso del mes, cada empleado se acerca a hacer uso de su cupo. Usted puede crear facturas provisionales para cada empleado, de modo que a fin de mes cierra todas las facturas provisionales, y se las envía a la empresa, para que proceda con el pago.

Vamos a aprender, paso a paso, cómo crear una factura provisional en Factumarket 2.1.

Paso 1. Genere su factura normalmente.

Paso 2. En el menú Archivo, busque:

Archivo > Facturas Provisionales > Guardar Factura Provisional

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Paso 3. Opcionalmente, puede añadir una referencia a la factura provisional, como el nombre de la empresa a la que perternece el cliente, o la referencia que considere más adecuada. También puede dejar la referencia numérica predeterminada. Presione ENTER luego de digitar la referencia, o sólo ENTER si desea mantener la referencia por defecto.

IMPORTANTE: en cuanto requiera acceso a sus facturas provisionales, debe presionar la tecla F6

Una vez en el panel, doble clic sobre la factura deseada, y está lista para convertirse en factura definitiva.

NOTA:

Si lo desea, puede añadir más productos a una factura existente, y guardarla hasta cuando sea necesario generar la factura definitiva.

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Sistema de facturacion electronica – Facturación Electrónica SRI en Ecuador

Un sistema de Facturación Electrónica fue implementado por el Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI) a partir del año 2014, ha ido aumentando el número de empresas como Sociedades, Compañías y Personas Naturales que están obligadas a facturar de esta manera, en función de sus niveles de facturación. Obviamente el objetivo es mantener un control más estrecho de los niveles reales de facturación de los contribuyentes, y como objetivo adicional, el cuidar la naturaleza impidiendo que miles de árboles sean talados para la fabricación de facturas físicas, algo muy loable sin duda.

Factumarket, que ha ido creciendo junto con sus clientes, ha presentado en sociedad su facturación electrónica en noviembre de 2018, acorde a la legislación nacional ecuatoriana, además de varias herramientas que simplifican la gestión de la emisión de comprobantes electrónicos, algo imprescindible para tratar de manera asertiva y eficiente una tarea que tiende a ser engorrosa, compleja en especial cuando el sujeto pasivo tiene altos niveles de facturación.  Esto debido a los múltiples pedidos de los clientes que, debido a su nivel de crecimiento y al apoyo de las herramientas que ofrece Factumarket para la facturación e inventarios, han recibido notificaciones del SRI, respecto a que a partir del año 2019, estarán obligados a aplicar la facturación electrónica en sus negocios.

Supermaxi, Fybeca, entre otras corporaciones privadas, fueron ya obligadas a generar facturas electrónicas desde 2014, así como las empresas públicas (Agua Potable, Empresa Eléctrica, etc).

Los clientes de estas nuevas herramientas de facturación electrónica del Ecuador, agradecen principalmente la agilidad de los procesos, mucho mayor que la mayoría de otras herramientas del mercado, así como la capacidad de gestionar de manera sencilla facturas devueltas por el servidor Web del SRI, o la facilidad con la que se puede ubicar determinada factura, con apenas un par de clics.

Factumarket cuenta a la fecha con más de seiscientos clientes a nivel nacional, proyectándose como líder en el mercado ecuatoriano, y un aliado estratégico de mucha valía para profesionales directamente relacionados con el ramo gran-empresarial, como Contadores, Auditores a Ingenieros Administrativos, pese a no ser ese su mercado objetivo.