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Todos desean que su negocio o empresa siempre esté estable. Si además está en estado de bonanza, quieren que este se prolongue lo más posible. Sin embargo, este deseo no debería evitar que estén preparados en caso de enfrentar una crisis. Los siguientes consejos podrían ayudarte a enfrentar una crisis económica en tu empresa:

Personal: La solución más fácil, siempre es recortar la plantilla laboral. Sin embargo, esto no siempre es la mejor idea. Es mejor hacer los procesos más sencillos y reducir al máximo los tiempos muertos de los trabajadores. Haciendo a los trabajadores más productivos, ayudas a superar la crisis de la empresa. Es muy importante que tu personal sepa de la situación, así aseguras su compromiso para superar la crisis.

Costos: Este es el momento de negociar con tus proveedores. Si tienes una relación sólida con ellos y si eres un cliente importante puedes negociar. Pedirles que te hagan descuentos por pago en efectivo o talvez que te otorguen una línea de crédito, pueden ser buenas opciones.

Stock: Primero es importante que te apoyes en un software de facturación y stock confiable y sencillo como Factumarket para analizar el estado de tu inventario. Reducirlo es una excelente idea para ahorrar gastos de almacenaje y conservación. Sobre todo, puedes mover todo ese stock inactivo por medio de promociones, campañas de marketing y fortaleciendo tus ventas online.

Suministros: Reducir el gasto en suministros como luz, agua, papel, tinta, etc. porque además de ecológico y sostenible, es rentable. Puedes usar aparatos y máquinas que ahorren consumo eléctrico, además de establecer políticas para los empleados y clientes. Con pequeñas acciones, como por ejemplo en lugar de imprimir y almacenar tus facturas, puedes usar un software para hacer facturas como Factumarket, que te permite enviar facturas electrónicas al correo de tus clientes y proveedores y además las guarda. Así no tendrás que gastar en un sistema de almacenaje.

Cobros: Reducir el plazo de cobro, el tardar mucho en cobrarlas puede implicar para muchos negocios la quiebra o la crisis económica. Ya habíamos hablado de formas efectivas de cobrar y que hay que fomentar los medios de pago que aseguran el cobro y evitar a los malos pagadores mediante un método adecuado de concesión de créditos. También es esencial para reducir el plazo de cobro, hay que facturar rápido y sin errores, tener Factumarket como tu sistema para facturación, para que sea eficiente y tengas el control de todas tus facturas, es la solución.

Gastos: Reducir los gastos fijos en lo posible es muy importante siempre y cuando no afecte a la calidad percibida por los clientes; por poner un ejemplo, si fuera posible mover nuestra operación a una oficina virtual y pagar solo las horas que necesitamos, en lugar de pagar la renta de una oficina fija. Para llegar a este punto algunas recomendaciones son reducir el endeudamiento bancario y el número de activos fijos, eliminar productos y líneas de negocio con pérdidas y regresar al punto en el que nos concentramos solo en el producto o servicio clave. Tener un control de las entradas y salidas de dinero es esencial, es decir una gestión de facturación eficaz y confiable, como Factumarket.

Clientes: Todas estas medidas no son efectivas si no cuidamos a nuestros clientes. Debemos siempre seguirles otorgando la mejor calidad y el mejor servicio para mantener nuestro negocio con entradas de dinero.

Considera estos puntos y llévalos a cabo si estás atravesando una crisis o tenlos en cuenta como medida de prevención.

Para asegurar el éxito de tu negocio, es muy importante que tengas en existencia lo que tus clientes quieren, pero sin tener en exceso, ya que eso podría ser un desperdicio, y amortización de dinero. Debes tener un control de las existencias y las ventas, para saber qué y cuánto ordenar. Debes establecer un sistema. Quizá los siguientes pasos te puedan servir de guía:

• Primero realiza una cuenta inicial de lo que tienes en existencia, aunque cuentes con un software es importante que lo hagas de manera manual también. Si empiezas de esta forma, con un formato que hayas creado especialmente para esto, por ejemplo, en forma de lista, podrás notar si hay excedentes o si requieres surtir algún producto en especial.
• Invierte en un software de facturación y stock como Factumarket para que puedas llevar el control del inventario, pero que también registre y sincronice las ventas. Este software te permitirá tener a la mano la información de qué existencias tienes, cómo van cambiando los productos y ajustar así tu inventario de acuerdo al mercado.
• Después, basado en el conteo inicial, debes actualizar tu inventario, aquí puedes apoyarte con un software de facturación y stock simple y preciso como Factumarket, que te permita ver qué tan rápido se mueven tus productos, para determinar los intervalos en los que deberás surtir de nuevo. Así podrás determinar intervalos regulares, por ejemplo, cada semana.
• Ten un sistema de archivo que sea sencillo, pero eficiente, para que puedas revisar los inventarios pasados y los actuales y analizar y cotejar la información por ejemplo cada 6 meses y también que esté actualizada en el software.
• Crea etiquetas sencillas y fáciles de leer, deben contener un código de producto y una descripción básica, y para el almacenaje, deberá contener notas como el proveedor y la cantidad de artículos por caja.
• Analiza para poder decidir, es decir, debes analizar cómo se han comportado tus ventas y hacer una compra nueva sin olvidar tomar en cuenta el nivel de ventas, el espacio disponible para almacenar o los productos en si, por poner un ejemplo, si son perecederos o no se están moviendo. Factumarket cuenta con un reporte específico para esta tarea.
• Organiza los momentos de compras, puedes determinarlos en el momento en que solo quede un número determinado de ese producto, por ejemplo, si solo quedan veinte, volver a surtir para tener 100 o también por temporada, como invierno, determina comprar más productos, incluso excedente para ese producto y para esa época.
• Considera tener un método de gestión de inventario de punto de venta (POS, en Ingles), eso implica quizá una pequeña inversión, ya que necesitarás una computadora que actúe como caja, pero con un software de stock y facturación como Factumarket instalado en ella, puedes actualizar y registrar las ventas y el movimiento del inventario en tiempo real, además de permitirte imprimir proformas y facturas o enviar facturas electrónicas a tus clientes.

Si consideras estos pasos como una guía para gestionar tu inventario, utilizando un sistema de stock y facturación eficiente y seguro como Factumarket, te aseguro que administrar tu negocio y generar más ganancias, será muy sencillo.

Para cualquier negocio tener cartera vencida significa pérdida. Para una Pyme puede tener un impacto tan grande que puede incluso llevar al cierre. Por eso es muy importante saber manejar los créditos que les otorgas a tus clientes y también tener un sistema bien definido de cobranza.

Hay que tener siempre en cuenta que, aunque la falta de pago de un cliente puede significar que tu negocio enfrente un problema de liquidez, hay que conservar la calma y evitar a toda costa ser agresivo en exceso, no intimidar, amedrentar o amenazar al cliente.

Antes de darte algunos consejos para cobrar tus cuentas vencidas efectivamente, es importante tener un sistema para prevenir al máximo la falta de pago de tus clientes. Primero debes tener un sistema de facturación e inventario como Factumarket, que te permita llevar un control eficaz de las entradas y sobre todo las salidas de dinero y de productos de tu stock. Por supuesto esto también aplica si tu empresa vende servicios. Para prevenir falta de pago es importante que a los clientes que les otorgues crédito los investigues primero, tal vez esto requiera una pequeña inversión, pero a largo plazo te ahorrará dinero y tiempo. Saber si el cliente es solvente y comprometido puede investigarse y no te garantiza que pagará en el futuro, pero te da más seguridad.

Ahora, si ya tienes un cliente moroso, es importante que sigas los pasos de un sistema de cobranza eficiente, la siguiente estructura te podría servir de base:

• Cuando se acerque el pago, puedes contactar al cliente por medio de un correo electrónico cordial y sencillo. Algunas veces no es que los clientes no quieran pagar, es que no tienen un sistema de pago y lo olvidan o se rezagan. Este paso no es absolutamente necesario, es más bien, preventivo. Puedes instalar un software para crear facturas como Factumarket, confiable y sencillo que te permita emitir facturas electrónicas, imprimirlas y reenviarlas para llevar un expediente adecuado y fiable.
• Si la fecha de pago ya venció y no recibiste el pago, puedes mandar un correo electrónico de recordatorio. Es buena idea si tienes un sistema en el que ya no pueda tener acceso a tu producto o servicio si no ha pagado. Si no fuera esto posible, entonces recuérdale que su relación comercial se daría por terminada si no hace el pago. Esto siempre de manera muy cordial y sin ser amenazante. Puedes también realizar una llamada telefónica con el mimo propósito.
• Si ya han pasado algunos días o quizá una semana puedes enviarle otro correo electrónico y comenzar a llamarle. En el correo puedes anexar una copia de la factura que le expediste, es por esto que es muy importante tener un programa sencillo para hacer facturas que sea eficaz, como Factumarket. Puedes hacer esto diciendo que tal vez el retraso se debe a que se traspapeló o hubo una pérdida de la factura, así no sonarás amenazante, pero si darás a entender que estás atento y eres persistente.
• Si ya han pasado semanas, entonces puedes recurrir a otros métodos, como ser más firme y tajante en la petición de pago, haciendo énfasis en que lo hagan ”hoy mismo”, hacerle saber al cliente que recurrirás a afectar su historial crediticio o acudirás a instancias jurídicas.

Puedes ofrecerle alternativas, puedes ofrecerle hacer el pago con una tarjeta de crédito o una restructuración a plazos fijos, siempre pidiendo el primer pago “hoy”, esto también te ayudara a saber si tu cliente está dispuesto a pagar o solo te está dando largas.

Por eso es muy importante que tengas un software de facturación y stock flexible y eficaz como Factumarket que te permita llevar un control exacto de los abonos ya hechos y los que están pendientes.

• Por último, si definitivamente el cliente no paga, puedes acudir a una agencia externa de cobranza. También si te pagó con un cheque sin fondos o te ha dado largas ofrécele recoger tú mismo el dinero o cheque. También puedes apoyarte con el banco.
• Recuerda que es muy importante conservar la calma; como dicen por ahí, si te enojas, pierdes.

La tecnología ha avanzado de tal manera que es posible trabajar a distancia. Gracias al Internet se pueden establecer conversaciones y relaciones en dos puntos distintos del planeta. Esta situación puede beneficiar de muchas maneras a su negocio, a continuaciones algunas de ellas:

Mayor Efectividad: El modelo de productividad en el trabajo ha cambiado drásticamente, tener jornadas de trabajo largas ya no es el modelo ideal. Ahora la tendencia es trabajar menos horas, pero ser más eficiente con esas horas. Se ha comprobado que, si una persona se concentra un par de horas en un trabajo, descansa y luego continúa otro par de horas, produce mejor. También al tener menos horas muertas, más productivo es el trabajador. En el mundo laboral actual, la productividad se mide por resultados, no por horas trabajadas. Se han hecho diversos estudios, demostrando que la gente que trabaja desde casa es mucho más productiva, ya que dedica ciertas horas al día a específicamente trabajar. Su negocio se vería beneficiado de forma que los trabajadores al ser más productivos y eficaces, pueden completar más trabajos en menos tiempo y pueden alcanzar más metas en un plazo menor.

Menos estrés: Al trabajar en casa, inmediatamente se eliminan muchos factores de estrés comunes en un ambiente de oficina. Estos factores están íntimamente ligados a la productividad, por ejemplo, al no tener que transportarse en el tráfico o tener que viajar en el transporte público atestado, el trabajador está mucho más relajado. Interactuar con otros empleados, también puede ser un factor de estrés, ya que no siempre la interacción es cordial. Otro factor que reduce el estrés es el no tener  horarios fijos, porque algunas personas son más productivas por la mañana, mientras otras prefieren trabajar por la noche. Así, el trabajador decide el momento en el que es más productivo. De igual forma que el trabajador puede determinar sus ingresos,  es un factor que suele reducir el estrés, ya que de esta forma siente que está siendo remunerado de acuerdo a su esfuerzo y sus conocimientos y puede decidir cuánto quiere ganar. De esta forma un trabajador, relajado, en control de su tiempo y sus ingresos, es un trabajador productivo y comprometido. Debe tener en cuenta los pagos que hará a los trabajadores, por lo que es aconsejable que cuente con un programa sencillo para hacer facturas como Factumarket, que le permita llevar un control adecuado de sus gastos e inversiones.

Trabajadores mejor calificados: Al contratar trabajadores a distancia está abriendo la puerta  a talento de todo el mundo, esto puede traer beneficios enormes a su negocio, ya que puede elegir personal mejor capacitado. Algunos países se caracterizan por tener a los diseñadores más capacitados o a los ingenieros mejor preparados. Además internacionalizar su negocio puede también aportar nuevos puntos de vista y enfoques beneficiosos. La retroalimentación de alguien externo a la oficina o negocio también puede tener efectos positivos.

Disminución de gastos: Tener empleados de tiempo completo significa gastos para su negocio, gastos de suministros, nómina, entre otros. Al no tener empleados fijos en una oficina el ahorro será significativo en poco tiempo. Otro beneficio es que con esos ahorros puede invertir en otros rubros del negocio o tal vez expandirse o diversificarse. Si implementa un sistema de facturación eficiente como Factumarket, en poco tiempo podrá empezar a ver ahorros y beneficios. Los FreeLancer cobran por honorarios, así que tener un software para crear facturas como Factumarket hará que pagar los servicios de los empleados a distancia sea sencillo, y tendrá control sobre cada pago realizado.

En conclusión, para que su negocio sea más productivo, no es necesario que se deshaga de sus empleados ahora mismo y solo contrate Freelancers. Algunos puestos fijos son claves para nuestro negocio. Pero sí podría por ejemplo contratar un Freelancer que se encargue de administrar su página web o su perfil de Facebook, una horas a la semana. Así, en lugar de contratar una persona de tiempo completo, con un sueldo completo, puede solo pagar por las horas estrictamente necesarias para actualizar y mantener sus redes sociales.

Con estos consejos y una adecuada gestión de facturación apegada a legislación nacional, podrá ver los beneficios en muy poco tiempo. ¡Suerte en su búsqueda!

Para algunos negocios pequeños el contar con un sistema que organice absolutamente todo, puede implicar un gasto enorme. Algunas veces se requiere de computadores y también los honorarios de algún programador. Pero afortunadamente hoy en día es posible descargar algunas aplicaciones (apps) en el teléfono móvil o en nuestra computadora personal, algunas son completamente gratis, otras son gratis, pero requieren compras dentro de la app y otras tienen un pequeño costo. Estos son algunas sugerencias:

Correo y Calendario: Las que ya vienen en nuestra computadora personal o teléfono móvil son excelentes para poner en orden documentos, calendarios y correos electrónicos. Para poder tener toda la información en un solo lugar y tener todo sincronizado, recordatorios y alertas, la mejor es Google Apps for Works: contiene Google Calendar, Gmail.

Video y Mensajería: Gracias a las apps de video y telefonía, ya no hay necesidad de viajar para ver a tus proveedores o a tus socios, las videoconferencias son ideales. También puedes ahorrar en la factura del teléfono usando mensajería instantánea. Las más comunes son Hangouts, pero las principales son Whatsapp y Skype, con las que puedes hacer video conferencias, audio o mensajería instantánea, incluso puedes agregar crédito, tener tu propio número y hacer llamadas internacionales.

Almacenaje y Archivo: Los archiveros y folders quedaron en el pasado, ahora es posible ahorrar papel, espacio y consumibles almacenando todo en una nube virtual. También puede compartir los documentos e incluso permitir su modificación a las personas que elija y estar sincronizados. Las mejores opciones son Google Drive, OneDrive y Dropbox. En este último puede pagar una pequeña mensualidad para tener más espacio y poder compartir con más personas.

Facturación: es muy importante contar con una aplicación para facturar apegada a la legislación nacional. Es importante también que este sistema para facturación permita emitir facturas electrónicas para los clientes de manera eficiente y sencilla. También hay programas de inventario y facturación, que nos permiten además controlar inventarios de productos además de la función de facturar. Actualmente Factumarket es el mejor programa para hacer facturas en el mercado.

Pagos y Cargos: Las comisiones que cobran los bancos pueden llegar a afectar las finanzas de un negocio pequeño. En la actualidad ya hay algunas aplicaciones que permiten recibir pagos y hacer pagos de manera sencilla. Los más recomendados son Square, PayPal, entre otros.

Firma: También existen aplicaciones que permiten firmar documentos en formato digital, ya sea guardado en la nube o recibidos vía correo electrónico. Para seguridad se puede generar un código de acceso o usar la huella digital. Al usar estas aplicaciones reducimos el uso de papel, ahorramos en consumibles, en espacio de almacenamiento y sobre todo ahorramos tiempo. Una de las más populares es DocHub, aplicación gratuita.

Estos son solo algunos ejemplos de aplicaciones útiles que también te permitirán ahorrar, crecer y tener un mejor control de tu negocio. No importa si tu negocio es pequeño o mediano, o si estás en lugar fijo o requieres viajar, hay aplicaciones para casi todo. Lo importante es que las uses para optimizar tus recursos y llevar tu negocio por el camino del éxito.